KOMUNIKASI BISNIS (TUGAS 4)

I.      KOMUNIKASI LISAN DAN NEGOSIASI

1.1  Komunikasi Lisan dalam Rapat

Biasanya pada suatu pertemuan ataupun rapat, setiap peserta harus menyadari posisinya masing-masing dalam suatu forum. Masing2 peserta harusnya ;

§  Mampu berperan sebagai komunikan yang sangat responsif dan tidak emosional.

§  Mampu berperan sebagai komunikator yang berpatispasi aktif namun tidak memonopoli pembicaraan.

§  Mampu berkomunikasi secara jujur, terbuka dan bertanggung jawab.

§  Mampu mengendalikan diri, dan menghindarkan terjadinya debat, serta tidak berbicara bertele-tele.

§  Mampu berperan sebagai penyelaras yang sangat bijaksana dan adil namun tidak kehilangan pendirian.

 

1.2  Komunikasi Lisan dalam Wawancara

Pada dasarnya wawancara merupakan suatu obrolan biasa, tapi dengan topik yang tertentu, dan ada pihak yang akan bertanya (pewawancara) dan pihak lain yang harus menjawab, memberi informasi, atau menjelaskan. Berikut ini adalah beberapa sikap wawancara yang baik dan benar, antara lain :

Ø  Fokus pada lawan bicara

Ø  Fokus pada topik pembicaraan

Ø  Tidak boleh memotong pembicaraan 

Ø  Gunakan volume suara yang baik (tidak berbicara terlalu keras) 

Ø  Sabar    

Ø  Lakukan verivikasi jika ada kekurangan atau kesalahan

Ø  Tidak boleh menyakiti hati responden 

Ø  Hidari bahasa yang menggurui responden

Ø  Hidari kata-kata kasar (kotor) 

Ø  Bersikap ramah 

Ø  Hindari sikap rakus 

Ø  Hidari tatapan yang aneh sperti menyelidik/melotot/cligak clinguk 

Ø  Dan yang terakhir Ucapkan terimakasih

 

1.3  Komunikasi Lisan dalam Bernegosiasi

Menurut Oliver Negosiasi adalah sebuah transaksi dimana kedua belah pihak yang melakukan komunikasi mempunyai hak atas hasil akhir. Sedangkan menurut Casse bahwa negosiasi itu ialah proses dimana paling tidak ada dua pihak dengan persepsi, kebutuhan, dan motivasi yang berbeda mencoba untuk bersepakat tentang suatu hal demi kepentingan bersama. Sementara Stephen Kozicki mengatakan Negosiasi merupakan suatu seni dalam mencapai persetujuan dengan memecahkan berbagai perbedaan melalui kreatifitas. 

Agar dalam berkomunikasi lebih efektif dan mengena sasaran dalam negosiasi bisnis harus dilaksanakan dengan melalui beberapa tahap yakni:

1. Fact-finding yaitu mengumpulkan fakta-fakta atau data yang berhubungan dengan kegiatan bisnis lawan sebelum melakukan negosiasi.

2. Planning atau rencana yaitu sebelum bernegosiasi/berbicara susunlah dalam garis besar pesan yang hendak disampaikan. Berdasarkan kerangka topik yang hendak dibicarakan rincilah hasil yang diharapkan akan teraih. Berdasarkan pengenalan Anda terhadap lawan tersebut, perkirakan/bayangkan kemungkinan reaksi penerima pesan/lawan berbicara terhadap apa yang Anda katakan.

3. Penyampaian yaitu lakukan negosiasi/sampaikan pesan dalam bahasa lawan/si penerima. Usahakan gunakan istilah khas yang biasa dipakai oleh lawan negosiasi kita. Pilihlah kata-kata yang mencerminkan citra yang spesifik dan nyata. Hindari timbulnya makna ganda terhadap kata yang disampaikan.

4. Umpan balik yaitu negosiator harus menguasai bahasa tubuh pihak lawan. Dengarkan baik-baik reaksi lawan bicara. Amati isyarat prilaku mereka seperti: angkat bahu, geleng–geleng kepala, mencibir, mengaggguk setuju. Umpan balik dapat untuk mengetahui samakah makna yang disampaikan dengan yang ditangkap lawan negosiasi bisnis kita.

5. Evaluasi yaitu perlu untuk menilai apakah tujuan berkomunikasi atau negosiasi sudah tercapai, apakah perlu diadakan lagi, atau perlu menggunakan cara-cara untuk mencapai hasil yang lebih baik.

Meskipun pesan yang disampaikan dapat diterima dengan baik, bukan berarti hasil yang diharapkan akan diperoleh sesuai dengan yang direncanakan semula. Yang sering terjadi justru perbedaan pandangan terhadap cara penyelesaian masalah antara pemberi dan penerima pesan. Sehingga diperlukan pembicaraan lebih lanjut, yang memerlukan perjuangan tersendiri bagi pengirim pesan dalam menyampaikan dan memenangkan pendapatnya.

Kalau terjadi adu pendapat antara negosiator dengan pihak lawan maka timbul dorongan untuk menang. Keinginan untuk menang di satu sisi dengan mengabaikan kekalahan dipihak lainnya, biasanya sulit tercapai. Untuk itu digunakan strategi menang-menang (win-win solution). Artinya ada sebagian keinginan kita yang dikorbankan dengan mengharapkan pihak lawan juga akan mengorbankan hal yang sama, sehingga kesepakatan di antara kedua belah pihak dapat tercapai.

II.   KOMUNIKASI DALAM TULISAN

      2.1  Penulisan Kabar atau Berita

Nilai berita digunakan untuk mengukur layak tidaknya suatu tulisan diangkat menjadi berita. Semakin tinggi nilai berita yang dikandung dalam sebuah peristiwa semakin kuat tersebut dianggkat sebagai berita. Sebaliknya, semakin rendah nilai beritanya semakin rendah pula peristiwa tersebut diangkat sebagai berita.

       A.    Unsur-Unsur Berita

Sebuah berita memenuhi unsur-unsur berita yang dikenal dengan 5W+1H.

• What = apa yang terjadi
• Where = dimana hal itu terjadi
• When = kapan peristiwa itu terjadi
• Who = siapa yang terlibat dalam kejadian itu
• Why = kenapa hal itu terjadi
• How = bagaimana peristiwa itu terjadi

        B.     Struktuk naskah berita

• Judul berita (head)
• Teras berita (lead)
• Isi berita (body)

        C.      Teknik menulis berita

1. Fact Organizing yaitu pengorganisasian/pengumpulan fakta oleh wartawan yang akan menulis berita. Apakah itu hasil interview, kejadian langsung, atau menggunakan data-data tertulis.
2. Lead Decission yaitu penentuan lead untuk teras berita. Ingat, gagal menentukan lead, bisa berarti gagal menulis berita.
3. Word Selection yaitu pemilihan kata-kata cocok untuk mendukung penulisan berita, usahakan alur yang runtut, jangan melompat-lompat sehingga dapat mengganggu pemahaman pembaca.

            2.2  Penulisan Pesan-Pesan Persuasive

Persuasi merupakan suatu usaha mengubah sikap, kepercayaan atau tindakan audiens untuk mencapai suatu tujuan. Secara sederhana, persuasi yang efektif adalah kemampuan untukmenyampaikan suatu pesan di dalam suatu acara yang membuat audiens merasa mempunyai pilihan dan membuat mereka setuju.

Langkah-langkah yang dapat dilakukan dalam menulis pesan-pesan pesuasif antara lain:

Ø  Analisis audiens

Ø  Mempertimbangkan perbedaan budaya

Ø  Memilih pendekatan organisasional

Persuasive yang efektif mencakup empat komponen penting:

Ø  Menetapkan kredibilitas

Ø  Membuat kerangka argumentasi audies

Ø  Memilih daya pemikat

            2.3  Korespondensi

Korespondensi adalah penyampaian maksud melalui surat dari suatu pihak kepada pihak lain dan atas nama jabatan dan dalam suatu perusahaan/organisasi dan dapat atas nama perorangan. Kegiatan saling berkirim surat oleh perseorangan atau oleh organisasi disebut surat menyurat ata korespondensi. Pihak yang terlibat disebut koresponden.

Surat adalah alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan kepada pihak lain yang memiliki persyaratan khusus yaitu penggunaan kode notasi, penggunaan kertas, penggunaan model dan bentuk, pemakainan bahsa yang khas serta pencantuman tanda tangan.

Ciri-ciri surat:

1. Surat adalah pesan tertulis
2. Isi pesan dalam surat merupakan informasi/persuasi
3. Surat memiliki bagian-bagian yang standar
4. Surat memiliki bentuk yang standar
5. Surat memiliki pesan inti
6. Gaya Bahasa surat bisa formal ataupun informal.

Fungsi surat:

1. Surat sebagai penyampaian pesan
2. Surat sebagai wakil.
3. Surat sebagai bukti tertulis.
4. Surat sebagai pedoman/dasar bertindak
5. Alat untuk mengigat
6. Dokumentasi historis dari suatu kegiatan
7. Keterangan keamanan.

Bagian-bagian Surat :

1.      Informasi pengirim atau kop surat

2.      Atribut surat (tanggal, nomor, dan perihal surat)

3.      Penerima surat

4.      Alamat tujuan surat

5.      Pembuka surat

6.      Isi surat

7.      Penutup surat

8.      Identitas pengirim (tanda tangan, nama lengkap, dan jabatan)

9.      Tambahan (lampiran, tembusan dan pengonsep)

III.     STUDI KASUS

3.1  Komunikasi Lisan

Komunikasi lisan dalam bernegosiasi bisnis dengan mengambil kasus negosiasi dengan orang Thailand. kebanyakan orang Thailand jarang menggunakan bahasa inggris untuk diajak berbicara sehingga dapat menghambat dalam berkomunikasi. Orang Thailand senang berkomunikasi dengan bahasa Thai karena orang Thailand sangat sulit menghafal ejaan asing.

3.2  Komunikasi Tulisan

Jauh sebelum teknologi maju, manusia untuk berkomunikasi dengan kerabat menggunakan selembar kertas untuk surat menyurat melalui kantor pos. Tetapi diera modern ini manusia untuk berkomunikasi sudah sangat mudah dengan menggunakan e-mail, fax, handphone, dan alat komunikasi modern lainnya.

 

REFERENSI :

Nawangsari, Sri. 1997. Komunikasi Bisnis. Jakarta: Gunadarma.

https://anchanchan.wordpress.com/2016/05/27/komunikasi-lisan-dan-negosiasi/

http://anggunichascratch.blogspot.co.id/2016/06/komunikasi-dalam-tulisan.html

http://bagussmpr.blogspot.co.id/2016/05/komunikasi-lisan-dan-negosiasi.html

http://bagussmpr.blogspot.co.id/2016/05/komunikasi-dalam-tulisan.html

KOMUNIKASI BISNIS

P       I.        PENGORGANISASIAN DAN REVISI PESAN-PESAN BISNIS

1.         1.1     Pengorganisasian Melalui Outline

Outline membantu untuk memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lainnya. Outline juga akan menuntun kita untuk mengomunikasikan ide-ide dengan cara yang lebih sistematik, efisien, dan efektif. Melalui perencanaan yang baik, outline akan membantu untuk mengekspresikan transisi antara ide-ide sehingga audiens akan mengerti dan memahami pemikiran komunikator.

Susunan outline yaitu:

a.      Mulai dengan ide pokok

Ide pokok akan membantu untuk menetapkan tujuan strategi umum dari suatu pesan. Ide pokok merupakan titik awal untuk membuat outline.

b.      Menyatakan poin-poin pendukung yang penting

Selanjutnya menyusun poin-poin pendukung yang penting sebagai pendukung ide-ide pokok tersebut.

c.       Ilustrasi dengan bukti-bukti

Tahap ketiga dalam menyusun outline adalah memberikan ilustrasi dengan mengemukakan bukti-bukti yang berhasi dikumpulkan. Semakin banyak bukti-bukti yang dapat disajikan, outline yang dibuat akan menjadi semakin baik.

   

1      1 .2         Pemilihan Kata yang Tepat

Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada audiens, peran kata menjadi penting. Penggunaan kata yang sama sekali tidak diketahui sangat asing bagi audiens bukan saja pemborosan atau membuang-buang waktu, tetapi penyampaian maksud/tujuan komunikasi menjadi terganggu. Oleh karena itu perlu diperhatikan hal-hal berikut:

          ·         Pilihlah kata yang sudah familiar

       Diperlukan suatu analisis audiens, terutama untuk mengetahui latar belakang pendidikan dan pengalaman audiens. Pemahaman yang baik terhadap audiens akan memberikan pengaruh yang baik bagi proses penyampaian pesan – pesan bisnis.

           ·         Pilihlah kata-kata yang singkat

             Kata-kata yang singkat selain efisien, juga mudah dipahami oleh audiens. Tetapi kita juga harus memperhatian kaidah penulisan bahasa yang baik dan benar.

·         Hindari kata-kata yang bermakna ganda

Penggunaan kata-kata tersebut akan mengakibatkan penafsiran yang bermacam – macam. Hal ini dapat mengakibatkan tidak tercapainya maksud dari pesan-pesan bisnis.

        1.3           Membuat Kalimat yang Efektif

Kalimat haruslah disusun secara efektif agar pesan yang disampaikan mudah dimengerti. Kalimat efektif adalah bentuk kalimat yang disusun untuk mencapai informasi yang tepat. Dalam menyusun suatu kalimat perlu diperhatikan tiga hal, yaitu:

1. Kesatuan pikiran
2. Kesatuan susunan
3. Kelogisan

II.          PERENCANAAN LAPORAN BISNIS

Laporan bisnis adalah suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas dan berisi rencana penyajian fakta kepada seseorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu.

2.1  Bagian Utama Laporan Bisnis

A.    Pendahuluan

Dalam bagian pendahuluan ada 10 (sepuluh) hal yang perlu dipertimbangkan, yakni:

·       Pemberi Kuasa

Yaitu individu atau organisasi yang meminta laporan

·       Tata-letak

Yaitu menginformasikan kepada pembaca tentang apa saja yang akan dibahas dalam laporan bisnis

·       Masalah

Yaitu biasanya diformulasikan di awal pendahuluan sebelum maksud atau tujuan laporan bisnis dinyatakan

·       Maksud

Yaitu poin penting dalam laporan bisnis

·       Ruang Lingkup

Yaitu berhubungan dengan luas cakupan atau batas suatu pokok bahasan dalam sebuah laporan bisnis

·       Metodologi

Yaitu mengacu pada metode pengumpulan informasi

·       Sumber-sumber

Yaitu mencakup berbagai sumber yang kita gunakan dalam penyusunan laporan bisnis, baik sumber tertulis maupun sumber lisan

·       Latar Belakang

Yaitu jika pembaca dianggap perlu mengetahui informasi yang ada dalam laporan bisnis itu maka latar belakang harus disampaikan

·       Definisi Istilah

Yaitu jika kita menggunakan istilah yang memiliki beberapa penafsiran maka kita harus menjelaskan kepada pembaca definisi yang kita maksudkan

·       Keterbatasan

Yaitu keterbatasan dalam hal dana, waktu, ataupun data yang tersedia.

Untuk laporan singkat, beberapa unsur tersebut dapat digabungkan menjadi satu atau dua paragraf dengan ataupun tanpa judul “Pendahuluan”. Bahkan dalam laporan berkala, judul pendahuluan dapat dihilangkan bila isi setiap periode sama dan pembaca telah mengetahuinya.

           B.     Isi Laporan

Bagian terpanjang dari suatu laporan bisnis adalah isi laporan. Dalam bagian ini, kita membahas dan mengembangkan hal-hal yang penting secara rinci. Di samping itu, bagian ini dapat membantu kita mencapai maksud penulisan laporan bisnis. Penulisan laporan bisnis yang baik, harus mencakup temuan fakta yang penting dan relevan.

            C.    Penutup

Bagian penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh, dan untuk laporan analitis juga mengambil kesimpulan dan memberikan rekomendasi. Oleh karena itu, dalam Laporan Informasional bagian penutup ini dinamakan Rangkuman, sedangkan pada Laporan Analitis disebut Kesimpulan dan Rekomendasi.

Hal-hal yang dipertimbangkan dalam bagian penutup adalah sebagai berikut:

·       Rangkuman, berisi ringkasan pembahasan secara menyeluruh. Kadangkala hanya berisi poin-poin yang penting, kekuatan dan kelemahan, atau manfaat dan kerugian;

·       Kesimpulan, berisi evaluasi secara ringkas fakta-fakta yang dibahas, tanpa memasukkan pendapat pribadi kita sebagai penulis;

·       Rekomendasi, menyarankan suatu program tindakan yang didasarkan pada kesimpulan yang telah dibuat;

·       Rencana Tindakan, merupakan pernyataan terakhir yang mencakup waktu pelaksanaan program, anggaran yang diperlukan, dan orang-orang yang bertanggung jawab terhadap program/projek yang akan dilaksanakan.

           2.2    Pengorganisasian Isi Laporan Bisnis

Ada 2 cara yang dapat digunakan untuk menyusun isi laporan bisnis yaitu cara deduksi (langsung) dan cara induksi (tak langsung).

1.      Cara Deduksi

Menyampaikan ide pokok dan rekomendasi terlebih dahulu,setelah itu baru dijelaskan hal – hal yang rinci.Digunakan pada kriteria pembaca:

• Esekutif yang sibuk,ingin berita segera,
• Ingin mengetahui berita baik atau informasi netral,
• Ingin menganalisa data dengan baik ketika analisa laporan berada diawal. 

           2.      Cara induksi

Menjelaskan fakta – fakta yang ada terlebih dahulu,kemudian memberikan ide pokok, kesimpulan dan rekomendasi.Digunakan pada kriteria pembaca:

• Ingin mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu,
• Ingin mengetahui kesimpulan yang kurang menyenangkan,
• Perlu membaca laporan secara keseluruhan bukan awalnya saja.

III.             PRESENTASI BISNIS

3.1  Persiapan Dasar Presentasi Bisnis

Persiapan dasar menjelang presentasi :

• Penguasaan terhadap topik atau materi yang akan dipresentasikan.
• Penguasaan berbagai alat bantu presentasi dengan baik.
• Menganalisis siapa yang akan menjadi audiens atau peserta presentasi.
• Menganalisis berbagai lingkungan lokasi atau tempat untuk presentasi.

Penggunaan Alat Bantu Dalam Presentasi :

1. Papan tulis hitam dan putih (blacboard & whiteboard) yaitu salah satu alat bantu presentasi yang sudah cukup lama, dan kini alat  bantu tsb relatif jarang digunakan. Sarana ini cocok untuk kegiatan seperti lokakarya, briefing, rapat maupun diskusi
2. Flip Charts yaitu sebuah papan yg dilengkapi dgn lembaran-lembaran kertas berukuran  penuh. Apabila lembar kertas sudah penuh, maka dpt dimembuka lembar kosong selanjutnya atau menyobeknya.
3. Transparansi overhead project yaitu alat bantu presentasi yang cukup populer bagi para  pembicara. Diberbagai belahan dunia seperti Amerika Serikat, Inggris, Australia dan kanada. Dengan semakin meluasnya teknologi komputer, maka semakin banyak yg dapat memanfaatkan kemampuan komputer untuk membuat tampilan grafik, gambar, bagan dsb.
4. Papan tulis elektronik yaitu Papan tulis elekronik memiliki motor elektronik untuk menggulung layar sehingga muncul bagian bersih yang baru dan seterusnya
5. Video Cassete Recorder (VCR) yaitu dapat digunakan sebagai sarana untuk melakukan persentase bisnis . anda dapat merekam berbagai program  pelatihan atau kegiatan kegiatan tertentu sebagai bahan study kasus dalam format kaset video. kaset video memiliki tiga macam format yaitu : PAL, NTSC, SECAM
6. Panel LCD yaitu untuk dapat beroperasi layar LCD dihubungkan dengan port monitor bagian belakang komputer yang bertindak seperti layar komputer dan bertindak seperti layar komputer biasa yang menayangkan data atau gambar.
7. Proyektor LCD yaitu salah satu alat bantu persentasi yang banyak di gunakan oleh organisasi atau lembaga bisnis maupun non bisnis . dalam perkembangannya , proyektor LCD dari waktu ke waktu mengalami  perkembangan yang semakin baik . perkembangannya dapat dilihat dari produk atau tau tampilan produk yang semakin menarik dan ramping. Proyektor LCD ini baru dapat berfungsi dengan baik apabila dihubungkan dengan Personal Computer (PC) baik dalam bentuk komputer jinjing (portabel computer) maupun komputer meja (desktop komputer)

3.2  Menganalisis Audiens

Pembicara setidaknya mencari tahu tentang audiens seperti :

Ø  Siapa audiensnya?

Ø  Apa yang diinginkan audiens?

Ø  Di mana pembicara akan melakukan presentasi?

Ø  Kapan melakukan presentasi?

Ø  Mengapa melakukan presentasi?

Ø  Bagaimana melakukan presentasi?

3.3  Mempersiapkan Diri Dan Mental

Demam panggung, gugup, gerogi, malu berbicara di hadapan publik adalah hal yang biasa terjadi. Namun bagi pemimpin, baik itu di organisasi besar maupun organisasi kecil, harus bisa membiasakan diri dengan tampil di depan umum atau setidaknya tahu apa saja yang harus dilakukan saat tiba-tiba gugup. Berikut ini adalah hal-hal yang biasa terjadi saat akan melakukan presentasi dan bagaimana caranya agar bisa dikendalikan:

o   Gemetar: tangan dan mulut yang gemetaran bukanlah disebabkan oleh adanya rasa takut. Itu merupakan suatu proses homeostatic dari badan yang membuang kelebihan energi. Janganlah mencoba mengendalikan proses ini dengan mencengkeram mimbar atau memasukan tangan ke dalam saku. Apabila hal itu terjadi, sebenarnya akan semakin memperparah masalah. Gunakan kelebihan energi tersebut secara positif dengan melakukan gerakan tubuh yang termotivasi oleh apa yang sedang disampaikan kepada audiens. Biarkan gerakan-gerakan itu terjadi secara wjar.
– Bicara terpus-putus: jika saat presentasi bisnis seorang pembicara kehilangan urutan pemikiran atau terputus-putus, sebaiknya lepaskan kontak mata dengan audiens, ambil nafas dalam-dalam, hembuskan nafas secara perlahan-lahan, sambal melihat catatan-catatan kecil. Selanjutnya, fokuskan perhatian pada apa yang sedang disampaikan, dan bukannya apa yang terlupakan.

o   Mulut kering: jika pada saat pembicara melakukan presentasi bisnis dan terasa mulut kering, sebaiknya segera minta disediakan segelas air minum dengan cara langsung atau tidak langsung. Hindari mengunyah permen atau sejenisnya karena dapat mengganggu artikulasi (pengucapan kata) dan dapat tertelan tanpa sengaja.

o   Ternggorokan tersumbat: belajarlah menguap diam-diam sambil tundukan kepala, katupkan bibir, buka bagian belakang tenggorokan, dan Tarik udara masuk lewat hidung. Cara tersebut merupakan salah satu bentuk latihan untuk melepaskan ketegangan yang terbentuk dalam tenggorokan.

o   Tersengal-sengal: tundukan kepala dan alihkan focus dari audiens. Lipatkan lengan kiri menyilang bagian bawah perut, kendurkan bahu, Tarik nafas dalam-dalam ke bagian bawah perut, dan hembuskan nafas perlahan-lahan lewat bibir.