KOMUNIKASI BISNIS

P       I.        PENGORGANISASIAN DAN REVISI PESAN-PESAN BISNIS

1.         1.1     Pengorganisasian Melalui Outline

Outline membantu untuk memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lainnya. Outline juga akan menuntun kita untuk mengomunikasikan ide-ide dengan cara yang lebih sistematik, efisien, dan efektif. Melalui perencanaan yang baik, outline akan membantu untuk mengekspresikan transisi antara ide-ide sehingga audiens akan mengerti dan memahami pemikiran komunikator.

Susunan outline yaitu:

a.      Mulai dengan ide pokok

Ide pokok akan membantu untuk menetapkan tujuan strategi umum dari suatu pesan. Ide pokok merupakan titik awal untuk membuat outline.

b.      Menyatakan poin-poin pendukung yang penting

Selanjutnya menyusun poin-poin pendukung yang penting sebagai pendukung ide-ide pokok tersebut.

c.       Ilustrasi dengan bukti-bukti

Tahap ketiga dalam menyusun outline adalah memberikan ilustrasi dengan mengemukakan bukti-bukti yang berhasi dikumpulkan. Semakin banyak bukti-bukti yang dapat disajikan, outline yang dibuat akan menjadi semakin baik.

   

1      1 .2         Pemilihan Kata yang Tepat

Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada audiens, peran kata menjadi penting. Penggunaan kata yang sama sekali tidak diketahui sangat asing bagi audiens bukan saja pemborosan atau membuang-buang waktu, tetapi penyampaian maksud/tujuan komunikasi menjadi terganggu. Oleh karena itu perlu diperhatikan hal-hal berikut:

          ·         Pilihlah kata yang sudah familiar

       Diperlukan suatu analisis audiens, terutama untuk mengetahui latar belakang pendidikan dan pengalaman audiens. Pemahaman yang baik terhadap audiens akan memberikan pengaruh yang baik bagi proses penyampaian pesan – pesan bisnis.

           ·         Pilihlah kata-kata yang singkat

             Kata-kata yang singkat selain efisien, juga mudah dipahami oleh audiens. Tetapi kita juga harus memperhatian kaidah penulisan bahasa yang baik dan benar.

·         Hindari kata-kata yang bermakna ganda

Penggunaan kata-kata tersebut akan mengakibatkan penafsiran yang bermacam – macam. Hal ini dapat mengakibatkan tidak tercapainya maksud dari pesan-pesan bisnis.

        1.3           Membuat Kalimat yang Efektif

Kalimat haruslah disusun secara efektif agar pesan yang disampaikan mudah dimengerti. Kalimat efektif adalah bentuk kalimat yang disusun untuk mencapai informasi yang tepat. Dalam menyusun suatu kalimat perlu diperhatikan tiga hal, yaitu:

1. Kesatuan pikiran
2. Kesatuan susunan
3. Kelogisan

II.          PERENCANAAN LAPORAN BISNIS

Laporan bisnis adalah suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas dan berisi rencana penyajian fakta kepada seseorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu.

2.1  Bagian Utama Laporan Bisnis

A.    Pendahuluan

Dalam bagian pendahuluan ada 10 (sepuluh) hal yang perlu dipertimbangkan, yakni:

·       Pemberi Kuasa

Yaitu individu atau organisasi yang meminta laporan

·       Tata-letak

Yaitu menginformasikan kepada pembaca tentang apa saja yang akan dibahas dalam laporan bisnis

·       Masalah

Yaitu biasanya diformulasikan di awal pendahuluan sebelum maksud atau tujuan laporan bisnis dinyatakan

·       Maksud

Yaitu poin penting dalam laporan bisnis

·       Ruang Lingkup

Yaitu berhubungan dengan luas cakupan atau batas suatu pokok bahasan dalam sebuah laporan bisnis

·       Metodologi

Yaitu mengacu pada metode pengumpulan informasi

·       Sumber-sumber

Yaitu mencakup berbagai sumber yang kita gunakan dalam penyusunan laporan bisnis, baik sumber tertulis maupun sumber lisan

·       Latar Belakang

Yaitu jika pembaca dianggap perlu mengetahui informasi yang ada dalam laporan bisnis itu maka latar belakang harus disampaikan

·       Definisi Istilah

Yaitu jika kita menggunakan istilah yang memiliki beberapa penafsiran maka kita harus menjelaskan kepada pembaca definisi yang kita maksudkan

·       Keterbatasan

Yaitu keterbatasan dalam hal dana, waktu, ataupun data yang tersedia.

Untuk laporan singkat, beberapa unsur tersebut dapat digabungkan menjadi satu atau dua paragraf dengan ataupun tanpa judul “Pendahuluan”. Bahkan dalam laporan berkala, judul pendahuluan dapat dihilangkan bila isi setiap periode sama dan pembaca telah mengetahuinya.

           B.     Isi Laporan

Bagian terpanjang dari suatu laporan bisnis adalah isi laporan. Dalam bagian ini, kita membahas dan mengembangkan hal-hal yang penting secara rinci. Di samping itu, bagian ini dapat membantu kita mencapai maksud penulisan laporan bisnis. Penulisan laporan bisnis yang baik, harus mencakup temuan fakta yang penting dan relevan.

            C.    Penutup

Bagian penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh, dan untuk laporan analitis juga mengambil kesimpulan dan memberikan rekomendasi. Oleh karena itu, dalam Laporan Informasional bagian penutup ini dinamakan Rangkuman, sedangkan pada Laporan Analitis disebut Kesimpulan dan Rekomendasi.

Hal-hal yang dipertimbangkan dalam bagian penutup adalah sebagai berikut:

·       Rangkuman, berisi ringkasan pembahasan secara menyeluruh. Kadangkala hanya berisi poin-poin yang penting, kekuatan dan kelemahan, atau manfaat dan kerugian;

·       Kesimpulan, berisi evaluasi secara ringkas fakta-fakta yang dibahas, tanpa memasukkan pendapat pribadi kita sebagai penulis;

·       Rekomendasi, menyarankan suatu program tindakan yang didasarkan pada kesimpulan yang telah dibuat;

·       Rencana Tindakan, merupakan pernyataan terakhir yang mencakup waktu pelaksanaan program, anggaran yang diperlukan, dan orang-orang yang bertanggung jawab terhadap program/projek yang akan dilaksanakan.

           2.2    Pengorganisasian Isi Laporan Bisnis

Ada 2 cara yang dapat digunakan untuk menyusun isi laporan bisnis yaitu cara deduksi (langsung) dan cara induksi (tak langsung).

1.      Cara Deduksi

Menyampaikan ide pokok dan rekomendasi terlebih dahulu,setelah itu baru dijelaskan hal – hal yang rinci.Digunakan pada kriteria pembaca:

• Esekutif yang sibuk,ingin berita segera,
• Ingin mengetahui berita baik atau informasi netral,
• Ingin menganalisa data dengan baik ketika analisa laporan berada diawal. 

           2.      Cara induksi

Menjelaskan fakta – fakta yang ada terlebih dahulu,kemudian memberikan ide pokok, kesimpulan dan rekomendasi.Digunakan pada kriteria pembaca:

• Ingin mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu,
• Ingin mengetahui kesimpulan yang kurang menyenangkan,
• Perlu membaca laporan secara keseluruhan bukan awalnya saja.

III.             PRESENTASI BISNIS

3.1  Persiapan Dasar Presentasi Bisnis

Persiapan dasar menjelang presentasi :

• Penguasaan terhadap topik atau materi yang akan dipresentasikan.
• Penguasaan berbagai alat bantu presentasi dengan baik.
• Menganalisis siapa yang akan menjadi audiens atau peserta presentasi.
• Menganalisis berbagai lingkungan lokasi atau tempat untuk presentasi.

Penggunaan Alat Bantu Dalam Presentasi :

1. Papan tulis hitam dan putih (blacboard & whiteboard) yaitu salah satu alat bantu presentasi yang sudah cukup lama, dan kini alat  bantu tsb relatif jarang digunakan. Sarana ini cocok untuk kegiatan seperti lokakarya, briefing, rapat maupun diskusi
2. Flip Charts yaitu sebuah papan yg dilengkapi dgn lembaran-lembaran kertas berukuran  penuh. Apabila lembar kertas sudah penuh, maka dpt dimembuka lembar kosong selanjutnya atau menyobeknya.
3. Transparansi overhead project yaitu alat bantu presentasi yang cukup populer bagi para  pembicara. Diberbagai belahan dunia seperti Amerika Serikat, Inggris, Australia dan kanada. Dengan semakin meluasnya teknologi komputer, maka semakin banyak yg dapat memanfaatkan kemampuan komputer untuk membuat tampilan grafik, gambar, bagan dsb.
4. Papan tulis elektronik yaitu Papan tulis elekronik memiliki motor elektronik untuk menggulung layar sehingga muncul bagian bersih yang baru dan seterusnya
5. Video Cassete Recorder (VCR) yaitu dapat digunakan sebagai sarana untuk melakukan persentase bisnis . anda dapat merekam berbagai program  pelatihan atau kegiatan kegiatan tertentu sebagai bahan study kasus dalam format kaset video. kaset video memiliki tiga macam format yaitu : PAL, NTSC, SECAM
6. Panel LCD yaitu untuk dapat beroperasi layar LCD dihubungkan dengan port monitor bagian belakang komputer yang bertindak seperti layar komputer dan bertindak seperti layar komputer biasa yang menayangkan data atau gambar.
7. Proyektor LCD yaitu salah satu alat bantu persentasi yang banyak di gunakan oleh organisasi atau lembaga bisnis maupun non bisnis . dalam perkembangannya , proyektor LCD dari waktu ke waktu mengalami  perkembangan yang semakin baik . perkembangannya dapat dilihat dari produk atau tau tampilan produk yang semakin menarik dan ramping. Proyektor LCD ini baru dapat berfungsi dengan baik apabila dihubungkan dengan Personal Computer (PC) baik dalam bentuk komputer jinjing (portabel computer) maupun komputer meja (desktop komputer)

3.2  Menganalisis Audiens

Pembicara setidaknya mencari tahu tentang audiens seperti :

Ø  Siapa audiensnya?

Ø  Apa yang diinginkan audiens?

Ø  Di mana pembicara akan melakukan presentasi?

Ø  Kapan melakukan presentasi?

Ø  Mengapa melakukan presentasi?

Ø  Bagaimana melakukan presentasi?

3.3  Mempersiapkan Diri Dan Mental

Demam panggung, gugup, gerogi, malu berbicara di hadapan publik adalah hal yang biasa terjadi. Namun bagi pemimpin, baik itu di organisasi besar maupun organisasi kecil, harus bisa membiasakan diri dengan tampil di depan umum atau setidaknya tahu apa saja yang harus dilakukan saat tiba-tiba gugup. Berikut ini adalah hal-hal yang biasa terjadi saat akan melakukan presentasi dan bagaimana caranya agar bisa dikendalikan:

o   Gemetar: tangan dan mulut yang gemetaran bukanlah disebabkan oleh adanya rasa takut. Itu merupakan suatu proses homeostatic dari badan yang membuang kelebihan energi. Janganlah mencoba mengendalikan proses ini dengan mencengkeram mimbar atau memasukan tangan ke dalam saku. Apabila hal itu terjadi, sebenarnya akan semakin memperparah masalah. Gunakan kelebihan energi tersebut secara positif dengan melakukan gerakan tubuh yang termotivasi oleh apa yang sedang disampaikan kepada audiens. Biarkan gerakan-gerakan itu terjadi secara wjar.
– Bicara terpus-putus: jika saat presentasi bisnis seorang pembicara kehilangan urutan pemikiran atau terputus-putus, sebaiknya lepaskan kontak mata dengan audiens, ambil nafas dalam-dalam, hembuskan nafas secara perlahan-lahan, sambal melihat catatan-catatan kecil. Selanjutnya, fokuskan perhatian pada apa yang sedang disampaikan, dan bukannya apa yang terlupakan.

o   Mulut kering: jika pada saat pembicara melakukan presentasi bisnis dan terasa mulut kering, sebaiknya segera minta disediakan segelas air minum dengan cara langsung atau tidak langsung. Hindari mengunyah permen atau sejenisnya karena dapat mengganggu artikulasi (pengucapan kata) dan dapat tertelan tanpa sengaja.

o   Ternggorokan tersumbat: belajarlah menguap diam-diam sambil tundukan kepala, katupkan bibir, buka bagian belakang tenggorokan, dan Tarik udara masuk lewat hidung. Cara tersebut merupakan salah satu bentuk latihan untuk melepaskan ketegangan yang terbentuk dalam tenggorokan.

o   Tersengal-sengal: tundukan kepala dan alihkan focus dari audiens. Lipatkan lengan kiri menyilang bagian bawah perut, kendurkan bahu, Tarik nafas dalam-dalam ke bagian bawah perut, dan hembuskan nafas perlahan-lahan lewat bibir.