KOMUNIKASI BISNIS

P       I.        PENGORGANISASIAN DAN REVISI PESAN-PESAN BISNIS

1.         1.1     Pengorganisasian Melalui Outline

Outline membantu untuk memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lainnya. Outline juga akan menuntun kita untuk mengomunikasikan ide-ide dengan cara yang lebih sistematik, efisien, dan efektif. Melalui perencanaan yang baik, outline akan membantu untuk mengekspresikan transisi antara ide-ide sehingga audiens akan mengerti dan memahami pemikiran komunikator.

Susunan outline yaitu:

a.      Mulai dengan ide pokok

Ide pokok akan membantu untuk menetapkan tujuan strategi umum dari suatu pesan. Ide pokok merupakan titik awal untuk membuat outline.

b.      Menyatakan poin-poin pendukung yang penting

Selanjutnya menyusun poin-poin pendukung yang penting sebagai pendukung ide-ide pokok tersebut.

c.       Ilustrasi dengan bukti-bukti

Tahap ketiga dalam menyusun outline adalah memberikan ilustrasi dengan mengemukakan bukti-bukti yang berhasi dikumpulkan. Semakin banyak bukti-bukti yang dapat disajikan, outline yang dibuat akan menjadi semakin baik.

   

1      1 .2         Pemilihan Kata yang Tepat

Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada audiens, peran kata menjadi penting. Penggunaan kata yang sama sekali tidak diketahui sangat asing bagi audiens bukan saja pemborosan atau membuang-buang waktu, tetapi penyampaian maksud/tujuan komunikasi menjadi terganggu. Oleh karena itu perlu diperhatikan hal-hal berikut:

          ·         Pilihlah kata yang sudah familiar

       Diperlukan suatu analisis audiens, terutama untuk mengetahui latar belakang pendidikan dan pengalaman audiens. Pemahaman yang baik terhadap audiens akan memberikan pengaruh yang baik bagi proses penyampaian pesan – pesan bisnis.

           ·         Pilihlah kata-kata yang singkat

             Kata-kata yang singkat selain efisien, juga mudah dipahami oleh audiens. Tetapi kita juga harus memperhatian kaidah penulisan bahasa yang baik dan benar.

·         Hindari kata-kata yang bermakna ganda

Penggunaan kata-kata tersebut akan mengakibatkan penafsiran yang bermacam – macam. Hal ini dapat mengakibatkan tidak tercapainya maksud dari pesan-pesan bisnis.

        1.3           Membuat Kalimat yang Efektif

Kalimat haruslah disusun secara efektif agar pesan yang disampaikan mudah dimengerti. Kalimat efektif adalah bentuk kalimat yang disusun untuk mencapai informasi yang tepat. Dalam menyusun suatu kalimat perlu diperhatikan tiga hal, yaitu:

1. Kesatuan pikiran
2. Kesatuan susunan
3. Kelogisan

II.          PERENCANAAN LAPORAN BISNIS

Laporan bisnis adalah suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas dan berisi rencana penyajian fakta kepada seseorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu.

2.1  Bagian Utama Laporan Bisnis

A.    Pendahuluan

Dalam bagian pendahuluan ada 10 (sepuluh) hal yang perlu dipertimbangkan, yakni:

·       Pemberi Kuasa

Yaitu individu atau organisasi yang meminta laporan

·       Tata-letak

Yaitu menginformasikan kepada pembaca tentang apa saja yang akan dibahas dalam laporan bisnis

·       Masalah

Yaitu biasanya diformulasikan di awal pendahuluan sebelum maksud atau tujuan laporan bisnis dinyatakan

·       Maksud

Yaitu poin penting dalam laporan bisnis

·       Ruang Lingkup

Yaitu berhubungan dengan luas cakupan atau batas suatu pokok bahasan dalam sebuah laporan bisnis

·       Metodologi

Yaitu mengacu pada metode pengumpulan informasi

·       Sumber-sumber

Yaitu mencakup berbagai sumber yang kita gunakan dalam penyusunan laporan bisnis, baik sumber tertulis maupun sumber lisan

·       Latar Belakang

Yaitu jika pembaca dianggap perlu mengetahui informasi yang ada dalam laporan bisnis itu maka latar belakang harus disampaikan

·       Definisi Istilah

Yaitu jika kita menggunakan istilah yang memiliki beberapa penafsiran maka kita harus menjelaskan kepada pembaca definisi yang kita maksudkan

·       Keterbatasan

Yaitu keterbatasan dalam hal dana, waktu, ataupun data yang tersedia.

Untuk laporan singkat, beberapa unsur tersebut dapat digabungkan menjadi satu atau dua paragraf dengan ataupun tanpa judul “Pendahuluan”. Bahkan dalam laporan berkala, judul pendahuluan dapat dihilangkan bila isi setiap periode sama dan pembaca telah mengetahuinya.

           B.     Isi Laporan

Bagian terpanjang dari suatu laporan bisnis adalah isi laporan. Dalam bagian ini, kita membahas dan mengembangkan hal-hal yang penting secara rinci. Di samping itu, bagian ini dapat membantu kita mencapai maksud penulisan laporan bisnis. Penulisan laporan bisnis yang baik, harus mencakup temuan fakta yang penting dan relevan.

            C.    Penutup

Bagian penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh, dan untuk laporan analitis juga mengambil kesimpulan dan memberikan rekomendasi. Oleh karena itu, dalam Laporan Informasional bagian penutup ini dinamakan Rangkuman, sedangkan pada Laporan Analitis disebut Kesimpulan dan Rekomendasi.

Hal-hal yang dipertimbangkan dalam bagian penutup adalah sebagai berikut:

·       Rangkuman, berisi ringkasan pembahasan secara menyeluruh. Kadangkala hanya berisi poin-poin yang penting, kekuatan dan kelemahan, atau manfaat dan kerugian;

·       Kesimpulan, berisi evaluasi secara ringkas fakta-fakta yang dibahas, tanpa memasukkan pendapat pribadi kita sebagai penulis;

·       Rekomendasi, menyarankan suatu program tindakan yang didasarkan pada kesimpulan yang telah dibuat;

·       Rencana Tindakan, merupakan pernyataan terakhir yang mencakup waktu pelaksanaan program, anggaran yang diperlukan, dan orang-orang yang bertanggung jawab terhadap program/projek yang akan dilaksanakan.

           2.2    Pengorganisasian Isi Laporan Bisnis

Ada 2 cara yang dapat digunakan untuk menyusun isi laporan bisnis yaitu cara deduksi (langsung) dan cara induksi (tak langsung).

1.      Cara Deduksi

Menyampaikan ide pokok dan rekomendasi terlebih dahulu,setelah itu baru dijelaskan hal – hal yang rinci.Digunakan pada kriteria pembaca:

• Esekutif yang sibuk,ingin berita segera,
• Ingin mengetahui berita baik atau informasi netral,
• Ingin menganalisa data dengan baik ketika analisa laporan berada diawal. 

           2.      Cara induksi

Menjelaskan fakta – fakta yang ada terlebih dahulu,kemudian memberikan ide pokok, kesimpulan dan rekomendasi.Digunakan pada kriteria pembaca:

• Ingin mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu,
• Ingin mengetahui kesimpulan yang kurang menyenangkan,
• Perlu membaca laporan secara keseluruhan bukan awalnya saja.

III.             PRESENTASI BISNIS

3.1  Persiapan Dasar Presentasi Bisnis

Persiapan dasar menjelang presentasi :

• Penguasaan terhadap topik atau materi yang akan dipresentasikan.
• Penguasaan berbagai alat bantu presentasi dengan baik.
• Menganalisis siapa yang akan menjadi audiens atau peserta presentasi.
• Menganalisis berbagai lingkungan lokasi atau tempat untuk presentasi.

Penggunaan Alat Bantu Dalam Presentasi :

1. Papan tulis hitam dan putih (blacboard & whiteboard) yaitu salah satu alat bantu presentasi yang sudah cukup lama, dan kini alat  bantu tsb relatif jarang digunakan. Sarana ini cocok untuk kegiatan seperti lokakarya, briefing, rapat maupun diskusi
2. Flip Charts yaitu sebuah papan yg dilengkapi dgn lembaran-lembaran kertas berukuran  penuh. Apabila lembar kertas sudah penuh, maka dpt dimembuka lembar kosong selanjutnya atau menyobeknya.
3. Transparansi overhead project yaitu alat bantu presentasi yang cukup populer bagi para  pembicara. Diberbagai belahan dunia seperti Amerika Serikat, Inggris, Australia dan kanada. Dengan semakin meluasnya teknologi komputer, maka semakin banyak yg dapat memanfaatkan kemampuan komputer untuk membuat tampilan grafik, gambar, bagan dsb.
4. Papan tulis elektronik yaitu Papan tulis elekronik memiliki motor elektronik untuk menggulung layar sehingga muncul bagian bersih yang baru dan seterusnya
5. Video Cassete Recorder (VCR) yaitu dapat digunakan sebagai sarana untuk melakukan persentase bisnis . anda dapat merekam berbagai program  pelatihan atau kegiatan kegiatan tertentu sebagai bahan study kasus dalam format kaset video. kaset video memiliki tiga macam format yaitu : PAL, NTSC, SECAM
6. Panel LCD yaitu untuk dapat beroperasi layar LCD dihubungkan dengan port monitor bagian belakang komputer yang bertindak seperti layar komputer dan bertindak seperti layar komputer biasa yang menayangkan data atau gambar.
7. Proyektor LCD yaitu salah satu alat bantu persentasi yang banyak di gunakan oleh organisasi atau lembaga bisnis maupun non bisnis . dalam perkembangannya , proyektor LCD dari waktu ke waktu mengalami  perkembangan yang semakin baik . perkembangannya dapat dilihat dari produk atau tau tampilan produk yang semakin menarik dan ramping. Proyektor LCD ini baru dapat berfungsi dengan baik apabila dihubungkan dengan Personal Computer (PC) baik dalam bentuk komputer jinjing (portabel computer) maupun komputer meja (desktop komputer)

3.2  Menganalisis Audiens

Pembicara setidaknya mencari tahu tentang audiens seperti :

Ø  Siapa audiensnya?

Ø  Apa yang diinginkan audiens?

Ø  Di mana pembicara akan melakukan presentasi?

Ø  Kapan melakukan presentasi?

Ø  Mengapa melakukan presentasi?

Ø  Bagaimana melakukan presentasi?

3.3  Mempersiapkan Diri Dan Mental

Demam panggung, gugup, gerogi, malu berbicara di hadapan publik adalah hal yang biasa terjadi. Namun bagi pemimpin, baik itu di organisasi besar maupun organisasi kecil, harus bisa membiasakan diri dengan tampil di depan umum atau setidaknya tahu apa saja yang harus dilakukan saat tiba-tiba gugup. Berikut ini adalah hal-hal yang biasa terjadi saat akan melakukan presentasi dan bagaimana caranya agar bisa dikendalikan:

o   Gemetar: tangan dan mulut yang gemetaran bukanlah disebabkan oleh adanya rasa takut. Itu merupakan suatu proses homeostatic dari badan yang membuang kelebihan energi. Janganlah mencoba mengendalikan proses ini dengan mencengkeram mimbar atau memasukan tangan ke dalam saku. Apabila hal itu terjadi, sebenarnya akan semakin memperparah masalah. Gunakan kelebihan energi tersebut secara positif dengan melakukan gerakan tubuh yang termotivasi oleh apa yang sedang disampaikan kepada audiens. Biarkan gerakan-gerakan itu terjadi secara wjar.
– Bicara terpus-putus: jika saat presentasi bisnis seorang pembicara kehilangan urutan pemikiran atau terputus-putus, sebaiknya lepaskan kontak mata dengan audiens, ambil nafas dalam-dalam, hembuskan nafas secara perlahan-lahan, sambal melihat catatan-catatan kecil. Selanjutnya, fokuskan perhatian pada apa yang sedang disampaikan, dan bukannya apa yang terlupakan.

o   Mulut kering: jika pada saat pembicara melakukan presentasi bisnis dan terasa mulut kering, sebaiknya segera minta disediakan segelas air minum dengan cara langsung atau tidak langsung. Hindari mengunyah permen atau sejenisnya karena dapat mengganggu artikulasi (pengucapan kata) dan dapat tertelan tanpa sengaja.

o   Ternggorokan tersumbat: belajarlah menguap diam-diam sambil tundukan kepala, katupkan bibir, buka bagian belakang tenggorokan, dan Tarik udara masuk lewat hidung. Cara tersebut merupakan salah satu bentuk latihan untuk melepaskan ketegangan yang terbentuk dalam tenggorokan.

o   Tersengal-sengal: tundukan kepala dan alihkan focus dari audiens. Lipatkan lengan kiri menyilang bagian bawah perut, kendurkan bahu, Tarik nafas dalam-dalam ke bagian bawah perut, dan hembuskan nafas perlahan-lahan lewat bibir.

KOMUNIKASI BISNIS

1.     JENIS-JENIS KOMUNIKASI

                 a.       Komunikasi menurut cara penyampaiannya dibedakan menjadi dua :

·         Komunikasi Lisan yaitu komunikasi langsung yg terjadi secara langsung dan tidak dibatasi oleh jarak, dimana dua belah pihak dapat saling bertatap muka, misalnya dialog antara dua orang, wawancara dan sebagainya.

·         Komunikasi Tertulis yaitu komunikasi yang dilaksanakan dalam bentuk surat dan dipergunakan untuk menyampaikan suatu berita yg sifatnya singkat, jelas tetapi perlu untuk ditulis dengan maksud-maksud tertentu, misalnya naskah, blangko, gambar, dan spanduk

                  b.      Komunikasi menurut kelangsungannya dibagi menjadi dua :

·         Komunikasi Langsung yaitu pada proses komunikasi langsung, komunikasinya dilakukan secara langsung tanpa adanya bantuan perantara orang ketiga, ataupun media komunikasi yg  ada dan tidak dibatasi oleh jarak.

·         Komunikasi Tidak Langsung yaitu proses komunikasnya dilakukan dengan bantuan dari pihak ketiga atau bantuan dari berbagai alat media komunikasi.

                  c.       Komunikasi menurut perilakunya dibagi menjadi tiga :

·         Komunikasi Formal yaitu komunikasi yang terjadi diantara anggota atau perusahaan yang tata caranya telah diatur dalam struktur organisasi, misalnya seminar, rapat  kerja perusahaan.

·         Komunikasi Informal yaitu komunikasi yang terjadi didalam suatu organisasi atau perusahaan tidak ditentukan dalam struktur organisasi dan tidak mendapat pengakuan resmi, misalnya desas-desus, kabar burung.

·         Komunikasi Nonformal yaitun komunikasi yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas pekerjaan organisasi atau perusahaan dengan kegiatan yang bersifat pribadi anggota organisasi tersebut, misalnya rapat tentang ulangtahun perusahaan.

                  d.      Komukasi menurut maksud komunikasi :

   Bila diperhatikan dengan seksama, maka dapat diketahui bahwa komunikasi dapat terlaksana bila terdapat insiatif dari komunikator maka maksud terlaksananya komunikasi lebih banyak ditentukan oleh komunikator tersebut. Menurut maksud dilakukan komunikasi dapat dibedakan sebagai berikut :

1. memberi ceramah
2. berpidato
3. wawancara
4. memberi prasaran
5. memberi perintah atau tugas 

                  e.     Komunikasi menurut ruang lingkup dibedakan menjadi dua :

·         Komunikasi Internal yaitu suatu komunikasi yang berlangsung dalam ruang lingkup atau lingkungan organisasi atau perusahaan. komunikasi internal ini dapat dibedakan menjadi 3 macam yaitu : komunikasi vertikal, komunikasi horizontal, komunikasi diagonal.

·         Komunikasi Eksternal yaitu komunikasi yg berlangsung antara orgnaisasi atau perusahaan yang ada diluar ruang lingkup organisasi tersebut. komunikasi pihak luar dapat berbentuk : konferensi pers, bakti sosial, siaran televisi.

                 f.      Komunikasi menurut aliran informasi dibedakan sebagai berikut :

·         Komunikasi Satu Arah yaitu komunikasi yang berlangsung dari satu pahak saja. Contoh : untuk menjaga kerahasiaan perusahaan.

·         Komunikasi Dua Arah yaitu komunikasi yang bersifat timbal balik. Komunikasi Ke Atas yaitu komunikasi yang terjadi dari bawahan kepada atasan.

·         Komunikasi Ke Bawah yaitu komunikasi yang terjadi dari atasan kepada bawahan.

·         Komunikasi Kesamping yaitu komunikasi yang terjadi diantara orang yang memiliki kedudukan sejajar.

                  g.    Komunikasi menurut jaringan kerja

Di dalam suatu organisasi atau perusahaan komunikasi akan tercapai menurut sistem yg ditetapkan dalam jaringan kerja. komunikasi menurut jaringan kerja ini dapat dibedakan menjadi tiga antara lain:

·         Komunikasi Jaringan Kerja Santai yaitu komunikasi ini terjadi menurut saluran hirarki suatu organisasi            

·         Komunikasi Jaringan Kerja Lingkaran yaitu pada komunikasi ini terjadi melalui saluran komunikasi yang berbentuk seperti sebuah lingkaran                                    

·         Komunikasi Jaringan Bintang yaitu komunikasi ini terjadi melalui satu sentral dan saluran yang dilalui lebih pendek.                

                   h.    Komunikasi menurut peranan individu  

Komunikasi yang dilakukan oleh seseorang kepada pihak-pihak lain baik itu secara kelompok ataupun secara individual. lantas ada beberapa macam proses komunikasi individu antara lain :

·         Komunikasi Antar Individu Dengan Individu Yang Lain yaitu komunikasi ini terlaksana baik secara informal maupun nonformal, yg jelas individu yg bertindak sebagai komunikator harus mempengaruhi perilaku individu yg lain.                             

·         Komunikasi Antara Individu Dengan Lingkungan Yang Lebih Luas yaitu komunikasi ini terjadi karena adanya individu yg dimaksud memiliki kemampuan yang tinggi untuk mengadakan hubungan dengan suatu lingkungan yang luas                                                              

·         Komunikasi Antara Individu Dengan Dua Kelompok Atau Lebih yaitu komunikasi ini individu berberan sebagai perantara dua kelompok atau lebih, sehingga dituntut kemampuan yang prima untuk menjadi penyelaras yang harmonis.

                  i.       Komunikasi menurut jumlah pelaku yang komunikasi

Komunikasi selalu terjadi diantara sesama manusia baik itu perorangan maupun kelompok. oleh karna itu jumlah yang berkomunikasi akan mempengaruhi proses komunikasi itu sendiri. Untuk itu dibedakan menjadi :

·         Komunikasi Perseorangan yaitu terjadi secara perseorangan antara pribadi dengan pribadi tentang permasalahan yang bersifat pribadi.

·         Komunikasi Kelompok  yaitu terjadi secara langsung dalam suatu kelompok tentan masalah-masalah yang menyangkut kepentingan banyak orang dalam kelompok.

2.     TEKNOLOGI INFORMASI DALAM KOMUNIKASI BISNIS

2.1 Keuntungan Menguasai Teknologi Informasi

Kemajuan teknologi patut kita syukuri tetapi dibalik sisi lain tidak semua kemajuan yang telah dicapai tersebut membawa dampak positif. Diantara kemajuan yang telah dicapai tersebut ternyata dapat membawa dampak negatif bagi manusia. Dibawah ini akan dipaparkan dampak positive (keuntungan) dan negative (kerugian) dari penggunaan teknologi informasi. Berikut ini bidang-bidang pengguna teknologi informasi :

Ø  Dalam Bidang Sosial

Kemajuan teknologi komunikasi yang cepat dapat mempermudah komunikasi antara suatu tempat dan tempat yang lain.

    Ø  Dalam Bidang Pendidikan

1.      Informasi yang dibutuhkan akan semakin cepat dan mudah di akses untuk kepentingan pendidikan.

2.      Inovasi dalam pembelajaran semakin berkembang dengan adanya inovasi e-learning yang semakin memudahkan proses pendidikan.

3.      Kemajuan TI juga akan memungkinkan berkembangnya kelas virtual atau kelas yang berbasisteleconference yang tidak mengharuskan sang pendidik dan peserta didik berada dalam satu ruangan.

4.      Sistem administrasi pada sebuah lembaga pendidikan akan semakin mudah dan lancar karena penerapan sistem TI.

    Ø  Dalam Bidang Ekonomi

1.      Semakin maraknya penggunaan TI akan semakin membuka lapangan pekerjaan.

2.      Bisnis yang berbasis TI atau yang biasa disebut e-commerce dapat mempermudah transaksi-traansaksi bisnis suatu perusahaan atau perorangan

3.      Dengan fasilitas pemasangan iklan di internet pada situs-situs tertentu akan mempermudah kegiatan promosi dan pemasaran suatu produk.

    Ø  Dalam Bidang Pemerintahan

1.      Teknologi Informasi dan Komunikasi yang dikembangkan dalam pemerintahan atau yang disebut e-government membuat masyarakat semakin mudah dalam mengakses kebijakan pemerintah sehingga program yang dicanangkan pemerintah dapat berjalan dengan lancar.

2.      e-government juga dapat mendukung pengelolaan pemerintahan yang lebih efisien, dan bisa meningkatkan komunikasi antara pemerintah dengan sektor usaha dan industri.

3.      Masyarakat dapat memberi masukan mengenai kebijakan-kebijakan yang dibuaat oleh pemerintah sehingga dapat memperbaiki kinerja pemerintah.

            2.2   Pemanfaatan Teknologi Informasi Dalam Komunikasi Bisnis

Bidang Teknologi Informasi memberi prospek pada bangsa Indonesia yang tengah dilanda krisis ekonomi. Persaingan bisnis yang semakin ketat di era globalisasi ini menuntut perusahaan untuk menyusun kembali strategi dan taktik bisnisnya. Jika dilihat lebih mendalam, ternyata esensi dari persaingan terletak pada bagaimana sebuah perusahaan dapat mengimplementasikan proses penciptaan produk dan atau jasanya secara lebih murah, lebih baik, dan lebih cepat dibandingkan dengan pesaing bisnisnya.Saat ini penerapan teknologi informasi dan komunikasi diperlukan dalam dunia bisnis sebagai alat bantu dalam upaya memenangkan persaingan.

Penerapan Teknologi Informasi yang dilakukan dikategorikan sebagai berikut :

1. Aplikasi Teknologi Informasi yang menjadi landasan dari berbagai aplikasi lain yang ada di dalam Perusahaan antara lain sistem operasi, basis data, network management dan lain-lain.
2. Aplikasi yang sifatnya mendasar (utility) yaitu aplikasi Teknologi Informasi yang dipergunakan untuk berbagai urusan utilisasi sumber daya Perusahaan anatara lain sistem penggajian, sistem akuntansi dan keuangan dan lain-lain.
3. Aplikasi Teknologi Informasi yang sesuai dengan kebutuhan spesifik perusahaan terutama yang berkaitan dengan proses penciptaan produk/jasa yang ditawarkan.

Pemanfaatan Teknologi Informasi yang dilakukan dalam menunjang kegiatan operasional perusahaan meliputi bidang-bidang sistem informasi akuntansi dan keuangan, sistem informasi properti, sistem informasi forwarding, sistem informasi pergudangan, sistem informasi sdm, sistem informasi poliklini, aplikasi audit internal (pengawasan spi), sistem persediaan atk/cetakan, sistem inventarisasi peralatan kantor, sistem electronic data interchange (EDI) untuk pengiriman dokumen, website dan intranet, dan sebagainya.

Salah satu yang paling menonjol perubahan yang terjadi dalam lingkungan bisnis adalah pengenalan e-commerce. E-commerce menyediakan kesempatan bagi organisasi menakjubkan untuk memperluas seluruh dunia pada biaya kecil. E-commerce adalah hanya didefinisikan sebagai pembelian, penjualan, dan bertukar produk, jasa, dan informasi melalui jaringan komputer, terutama internet. Manfaat dan dampak e-commerce telah membawa tidak hanya untuk organisasi, tetapi pelanggan dan masyarakat. 

2.3 Pengaruh Pemanfaatan Teknologi Informasi Dalam Pengambilan Keputusan Bisnis

Teknologi sistem informasi banyak dimanfaatkan bagi pengguna yang sangat berpengaruh terhadap jalannya suatu organisasi atau dalam perusahaan. Teknologi sistem informasi dalam organisasi bisnis menjadi penting artinya berkaitan dengan ketepatan waktu dan kebenaran penyediaan informasi yang dibutuhkan pemakai.

Teknologi informasi merupakan sumber daya keempat setelah sumber daya manusia, sumber daya uang, sumber daya mesin yang digunakan untuk membentuk dan mengoperasikan perusahaan. Teknologi informasi dalam organisasi akan membantu penyediaan informasi dalam pengambilan keputusan seorang manajer dalam suatu perusahaan dengan cepat. Sistem informasi tersebut digunakan untuk meningkatkan kinerja individual dalam organisasi bisnis yang pastinya juga akan meningkatkan kerja organisasi. Teknologi sistem informasi saat ini memainkan peranan penting dalam mendukung pengambilan keputusan oleh manajemen dalam pengevaluasian. Dimana evaluasi tersebut berguna dalam membantu tercapainya keberhasilan atas pengembangan sistem informasi.

Keberhasilan suatu sistem informasi tergantung pada kemudahan dan pemanfaatan pemakai sistem terhadap teknologi yang ada dalam sistem karena teknologi akan membantu individu dalam menyelesaikan tugasnya.

Teknologi informasi telah membawa perubahan mendasar pada struktur, operasi dan manajemen organisasi. Penggunaan teknologi dalam organisasi akan mendukung kegiatan untuk meningkatkan produktivitas, mengurangi biaya operasional, meningkatkan pengambilan keputusan, meningkatkan hubungan terhadap konsumen atau pelanggan, serta mengembangkan aplikasi strategi baru. Tidak jarang ditemukan teknologi yang diterapkan dalam sistem informasi sering tidak tepat atau tidak dimanfaatkan secara maksimal oleh pemakai sistem sehingga penerapan sistem informasi kurnag memberikan manfaat dalam peningkatan kinerja individual. Jika evaluasi pemakai atas teknologi cocok dengan kemampuan dan tuntutan dalam tugas pemakai, maka akan memberikan dorongan pemakai untuk memanfaatkan teknologi sistem informasi. 

3.     PERENCANAAN PESAN-PESAN BISNIS

3.1 Penentuan Proses Komposisi atau Tahapan

Dalam proses komposisi pesan bisnis yang menarik perhatian, mudah dibaca, dan mudah dipahami memerlukan kreativitas. Agar pesan bisnis efektif, diperlukan pemahaman terhadap proses penyusunan pesan bisnis. Proses penyusunan pesan bisnis umumnya terdiri atas tiga tahap sederhana, yaitu :

               1.      Perencanaan Pesan

      Dalam tahap ini, ditentukan hal – hal yang mendasar dari suatu pesan yang akan dikomunikasikan. Secara rinci, tahap perencanaan tersebut meliputi :

§  Penentuan tujuan

§  Analisis audiens

§  Penentuan ide pokok

§  Pemilihan saluran dan media

           2.      Penyusunan Pesan

          Setelah tahap perencanaan, selanjutnya ide/gaasan dituangkan ke dalam pesan tertulis. Tahap itu meliputi dua kegiatan, yaitu :

§  Mengorganisasikan pesan

§  Memformulasikan pesan

          3.      Revisi Pesan

          Pesan yang telah disusun dikaji ulang untuk memastikan apakah ide/gagasan yang diungkapkan sudah memadai. Berbagai kegiatan pada tahap revisi pesan adalah :

§  Menyunting pesan

§  Menulis ulang

§  Memproduksi pesan

§  Mencetak pesan

3.2 Penentuan Tujuan Pesan Bisnis

Pesan bisnis dapat menciptakan nilai tambah bagi perusahaan. Pesan-pesanyang di sampaikan kepada pihak lain hendaknya mampu menjaga danmeningkatkan citra perusahaan. Untuk dapat menciptakan good will, setiap pesan bisnis hendaknya memiliki tujuan yang jelas, dapat di ukur, dan tidak bertentangan dengan tujuan organisasi.

Ada tiga tujuan unum komunikasi bisnis, yaitu :

           1.      Memberi informasi (informing)

          Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang pemimpin suatu perusahaan membutuhkan bebebrapa pegawai baru yang akan di tempatkan sebagai staf adminitrasi di kantor- kantor cabang yang ada.

           2.      Membujuk atau persuasi (persuading)

         Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah memberikan persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan bener. Hal ini sering dilakukan, terutama yang berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan orang lain dalam bisnis.

           3.      Melakulakan kerjasama atau kolaborasi (kolaborating)

       Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Malalui jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat dengan mudah melakukan kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan domestik maupun perusahaan asing.

3.3 Analisis Penerima Pesan

Analisis terhadap audiens sangat perlu dilakukan, audiens dalam studi komunikasi bisa individu ataupun organisasi. Audiens biasanya memiliki pemahaman yang berbeda-beda atas pesan yang mereka terima.

            ·         Mengembangkan Profil Audiens

Analisis terhadap Audiens yang sudah dikenal biasanya relatif lebih mudah dilakukan tanpa harus melalui penelitian yang rumit. Demikian juga, reaksi atas pesan yang dikrim kepada orang yang sudah dikenal pada umumnya bisa diperkirakan.

            ·         Mengenali penerima primer

Apabila penerima terdiri dari beberapa orang, perlu dikenali orang-orang terpenting yang berpengaruh atau bertindak sebagai pengambil keputusan.

           ·         Menetapkan jumlah dan komposisi audiens

Jumlah penerima juga memengaruhi pesan bisnis. Menulis pesan bisnis yang ditujukan hanya kepada satu orang akan berbeda dengan pesan bisnis yang ditujukan kepada banyak orang.

           ·         Mengukur Tingkat Pemahaman Audiens

Apabila penerima memiliki latar belakang yang sama pengirim , maka pada umumnya mereka dianggap memiliki pemahaman yang relatif sama terhadap suatru pesan.

           ·         Memperkirakan reaksi penerima

Cara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada reaksi yang diperkirakan akan dilakukan oleh penerima.

           ·         Memenuhi Kebutuhan Informasi Audiens

Pesan yang baik akan mampu memenuhi semua pertanyaan penerima . Memenuhi kebutuhan informasi penerima merupakan salah satu kunci sukses pesan bisnis.

Ada lima pedoman yang perlu diperhatikan agar pesan bisnis mampu memenuhi kebutuhan informasi audiens, yaitu :

§      Temukan apa yang ingin diketahui audiens

§      Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan

§      Berikan semua informasi yang diperlukan oleh audiens

§      Pastikan bahwa informasi yang diberikan akurat

§      Tekankan gagasan yang paling menarik bagi audiens.

           ·         Memuaskan kebutuhan emosional dan praktis Audiens

Pesan yang bertujuan membujuk dan bekerja sama seringkali gagal mengubah keyakinan atau perilaku audiens. Hal pentingb yangb harus diingat bahwa pesan bisnis disampaikan kepada audiens yang juga melakukan kegiatan bisnis. Untuk mencapai tujuan komunikasi, diupayakan agar pesan bisnis menggunakan pendekatan emosional audiens, terstruktur, rasional, serta disusun dengan format yang menarik.

3.4  Penentuan Ide Pokok

 Setiap pesan bisnis mempunyai tema pokok (main theme) yaitu rumusan pokok pembicaraan (topik) beserta tujuan yang ingin dicapai melalui topik tersebut. Namun perlu diperhatikan bahwa antara ide pokok dan topik itu merupakan hal yang berbeda. Topik merupakan subyek yang lebih luas. Sedangkan ide pokok merupakan pernyataan tentang suatu topik yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut.

Cara yang dapat digunakan untuk menentukan ide pokok :

a.      Brainstorming

Brainstorming adalah suatu cara menentukan ide pokok dengan membiarkan pikiran secara leluasa untuk mencari berbagai kemungkinan ide pokok, mempertimbangkan tujuan, audience, dan fakta yang ada. Beberapa teknik brainstorming yang dapat digunakan:

1.     Storyteller’s Tour

Hidupkan tape recorder, dan telaah pesan – pesan yang disampaikan. Fokuskan pada alasan berkomunikasi, poin utama nada, rasionalitas, dan imlikasi bagi penerima. Dengarkan dengan teliti, dan berlatihlah, sehingga ide pokok dari pesan dapat ditemukan dengan mudah.

2.     Random List

Tulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran di atas kertas kosong. Selanjutnya, pelajari hubungan antara ide – ide tersebut. Bagilah mereka ke dalam kelompok – kelompok, dan temukan poin yang penting dan yang tidak penting.

3.     Conclusions, Findings, Recommendations (CPR) Worksheet

Jika subjek yang dibahas mencakup pemecahan maslah, gunakanlah suatu worksheet yang akan membantu menjelaskan hubungan antara temuan (findings), kesimpulan (conclusions) dan rekomendasi (recommendation) yang akan diberikan.

4.      Journalistic Approach

Pendekatan jurnalistik memberikan poin yang baik sebagai langkah awal menentukan ide pokok. Jawaban terhadap siapa, apa, kapan, di mana, dan bagaimana uang biasanya diajukan dalam pendekatan jurnalistik, akan dapat menjelaskan ide pokok presentasi.

5.     Question and Answer Chain

Pendekatan yang paling baik adalah melihat dari sisi perspektif audience

b.      Petunjuk atasan

Penentuan ide pokok dapat dilakukan dengan meminta petunjuk dari atasan. Ini banyak terjadi pada perusahaan dengan sistem senioritas dan desentralisasi. Namun cara ini dapat menyita waktu manajer hanya untuk pekerjaan yang sebenarnya dapat didesentralisasikan.

c.       Kebiasaan

Cara yang ketiga dalam menentukan ide pokok adalah berdasar kebiasaan. Apabila perusahaan menghadapi situasi yang sama atau relatif sama, maka akan digunakan suatu ide pokok tertentu. Cara ini mempunyai keterbatasan, yaitu hanya untuk yang situasinya sama atau relatif sama saja.

3.5 Memilih Saluran Dan Media Yang Tepat

Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan melalui dua saluran, yaitu saluran lisan dan tertuis. Pilihan mendasar antara berbicara atau menulis tergantung pada tujuan atau maksud pesan, audiens dan karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut.

Saluran komunikasi lisan

Komunikasi lisan merupakan saluran yang palinhg banyak di gunakan dalam bisnis, komunikasi itu antara lain, percakapan antara dua orang secara langsung (tatap muka), melalui telpon, wawancara, pidato, seminar, pelatihan, dan presentasi bisnis. Saluran itu di sukai karna sederhana, spontan, nyaman, praktis, ekonomis dan memiliki kemampuan yang lebih tinggi dalam memberikan umpan balik (feedback).

Saluran komunikasi tertulis

Pesan-pesan tertulis dalam bisnis di buat dalam berbagai bentuk, misalnya surat, memo, proposal, dan laporan. Pilihan kata dalam pesan tertulis duilakukan dengan hati-hati untuk mempertahankan nada sopan dan bersahabat, kekurangannya adalah umpan balik secara langsung yang tidak bias di peroleh dengan waktu cepat.

KOMUNIKASI LISAN	KOMUNIKASI TERTULIS
1.      Anda menginginkan umpan balik segera dari audien. 2.      Pesan anda relative sederhana dan mudah di mengerti . 3.      Anda tidak memerlukan catatan permanan 4.      Anda dapat mengumpulkan audiens lebih mudah atau ekonomis. 5.      Anda menginginkan interaksi dalam memecahkan masalah.	1.      Anda tidak memerlukan unpan balik segera. 2.      Pesan anda sangat rinci, komplek, dan memerlukan perencanaan yang hati-hati. 3.      Anda memerlukan catatan permanen. 4.      Anda ingin mencapai audiens yang luas 5.      Anda ingin mengurangi distorsi penyampaian pesan.

MEDIA PADA SALURAN LISAN	MEDIA PADA SALURAN
1.      Percakapan tatap muka (pidato, rapat, seminar, konferensi) 2.      Telepon, voice mail 3.      Radio, televisi, Computer 4.      Pita audio dan video 5.      Teleconference 6.      Video conference	1.      Surat, memo, laporan, proposal 2.      Elektronik mail / email 3.      Telepon (sms) 4.      Computer 5.      Faks 6.      Telegram 7.      Pos biasa dan khusus

REFERENSI :

http://elearning.gunadarma.ac.id/docmodul/komunikasi_bisnis/bab2-macam_macam_komunikasi.pdf

http://faturachmanrizky.blogspot.co.id/2016/06/teknologi-informasi-dalam-komunikasi.html?m=1

http://ekonomikomiko.blogspot.co.id/2014/05/proses-menulis-perencanaan-pesan-bisnis.html

https://reviindah.wordpress.com/2015/05/16/perencanaan-pesan-pesan-bisnis/